Preguntas frecuentes sobre Registro Calificado

1.¿Qué es el Registro Calificado?

Es la licencia que el MEN otorga a un programa de Educación Superior cuando demuestra ante el mismo que reúne las condiciones de calidad que la ley exige. El Estado en concertación con el sector educativo superior, define y evalúa permanentemente esas condiciones de calidad, tanto para programas como para Instituciones.

2.¿Cómo puedo revisar si los programas de una Institución de Educación Superior - IES, se encuentran aprobados por el Ministerio de Educación Nacional?

Ingrese al Sistema Nacional de Información de Educación Superior - SNIES en la opción PROGRAMAS CON REGISTRO CALIFICADO y realice la búsqueda del programa con los criterios permitidos por el sistema. Allí encontrará los programas aprobados por el Ministerio de Educación Nacional para su ofrecimiento en el territorio colombiano. Esta búsqueda debe hacerse en minúsculas y sin tildes.

3.¿Qué significa el rótulo “no sincronizado” que muestran algunos programas inscritos en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior -SACES?

Los programas que se encuentran con el rótulo NO SINCRONIZADO en la consulta de programas en Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES, son aquellos procesos que están en trámite a los cuales no se ha otorgado una RESOLUCIÓN POSITIVA, únicamente los procesos aprobados se registran en el Sistema Nacional de Información de Educación Superior - SNIES.

4.¿Cómo puedo revisar el estado en que se encuentra una solicitud de registro calificado, renovación, modificación ó ampliación de cobertura en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES?

Únicamente los usuarios inscritos en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES con el Rol Institución de Educación Superior pueden revisar la información del estado en que se encuentran sus procesos, para ello deben realizar el siguiente procedimiento:

  • Ingresar al sistema SACES con el usuario y clave asignados.
  • En la parte superior izquierda de la página encontrará un recuadro denominado RESUMEN REGISTRO CALIFICADO.
  • En este recuadro hallará la información de los programas junto con el estado en que se encuentran cada uno de ellos actualmente Figura 1.

Figura 1. Recuadro Resumen Registro Calificado (RC). Estado de los procesos registrados en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior – SACES

5.¿Por qué aparecen programas en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES con registro calificado aprobado y no aparecen en el Sistema Nacional de Información de Educación Superior - SNIES o se muestran como si no contaran con el mismo?

En el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES, se realiza la gestión de los trámites solicitados por las Instituciones de Educación Superior, por tanto las respuestas a las solicitudes de registro calificado se visualizan primero en SACES. Una vez finalizado el trámite y habiendo sido aprobado se realiza el registro en el Sistema Nacional de Información de Educación Superior - SNIES, por lo general este registro no toma más de ocho (8) días calendario posteriores a la numeración del acto administrativo. En caso de encontrar un proceso no reportado en el SNIES que supere el tiempo promedio (8 días calendario posteriores a la numeración del acto administrativo), puede reportarlo a correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.">Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

6.¿Cuáles son los valores a pagar para trámites de solicitud de registro calificado?

Los valores a pagar de acuerdo con lo establecido en la resolución 2090 de Septiembre 5 de 2003 son los siguientes:

PROGRAMAS

VALOR

Técnicos y Tecnológicos

2 salarios mínimos

Universitarios y especializaciones

7 salarios mínimos

Maestrías y Doctorados

10 salarios mínimos

Tabla 1. Valores de los trámites de Registro Calificado

El pago de los trámites se realizará de forma electrónica a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES haciendo uso de la ventanilla única de trámites en línea del Ministerio de Educación Nacional, para lo cual la institución de Educación Superior debe contar con las claves requeridas por su banco y la configuración del Internet Explorer (única aplicación habilitada para los pagos electrónicos de Registro Calificado) remitida por el Ministerio de Educación Nacional.

7.¿Cómo puede una Instituciones de Educación Superior consultar las resoluciones digitalizadas de sus procesos?

Ingresando al Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES, en el recuadro Resumen Registro Calificado, en la sección en la que aparecen los estados de los procesos, seleccionar el estado Resolución.

Figura 2. Recuadro Resumen Registro Calificado (RC). Estado de los procesos registrados en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES

Una vez ingrese a la consulta de los procesos en estado de resolución encontrará procesos con resolución registrada y sin ella. Los que no cuentan con resolución registrada bien sea porque no ha salido el acto administrativo o porque se encuentra pendiente su notificación, no podrá consultar el digitalizado. Para los que ya tienen registrado el número de resolución haga clic sobre el enlace RESOLUCION y allí podrá descargar el acto administrativo digitalizado. Figura 3.

Figura 3. Enlace RESOLUCIÓN para descarga del acto administrativo digitalizado.

8.¿Cómo puedo consultar el número de las resoluciones asociadas a los programas negados o positivos registrados en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES?.

En el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES es posible consultar las resoluciones aprobadas una vez han sido inscritas en el Sistema Nacional de Información de Educación Superior - SNIES y las negadas una vez se ha realizado su notificación personal al representante legal de la Institución de Educación Superior o a quien este delegue para tal efecto.

9.¿Cómo se realiza una solicitud de ampliación del lugar de ofrecimiento?

Estos procesos antes se encontraban definidos en la Directiva Ministerial 01 que fue derogada por el decreto 1295 del 2010, el cual especifica este tipo de solicitudes en su Artículo 4, las cuales deberán ser presentadas a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES como proceso de tipo AMPLIACIÓN DE COBERTURA en el cual se permitirá a la institución de Educación Superior seleccionar los municipios a los cuales desea llevar su programa y adjuntar la información de soporte de la misma.

10.¿Cómo se realiza una solicitud de modificaciones a programa de educación superior?

El proceso para realizar solicitudes de modificaciones a programas se encontraba especificado en la Directiva Ministerial 20, la cual fue derogada por el Decreto 1295 de 2010 y que define las solicitudes que requieren información y/o aprobación por parte del Ministerio de Educación Nacional en su artículo 42.

Estas solicitudes deben ser presentadas ante el Ministerio de Educación Nacional a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES por medio de la opción MODIFICACIONES A PROGRAMA, la cual permitirá escoger los aspectos a modificar y habilitará los campos solicitados para su respectivo diligenciamiento.

11.¿Cómo se solicita un DESISTIMIENTO a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES?

Para realizar una solicitud de desistimiento, la Institución de Educación Superior debe remitir al Ministerio de Educación Nacional una carta en la cual manifieste el deseo de desistir de la(s) solicitud(es), indicando el código(s) de proceso del (los) cual(es) desea desistir, nombre de programa(s), ubicación(es), metodología(s), así como las razones por las que se realizaría el desistimiento. Esta carta debe ser firmada por el representante legal de la institución y debe ser enviada en medio físico, a esta comunicación el Ministerio de Educación Nacional dará respuesta informando la aceptación de la misma y sus implicaciones o solicitando aclaración según sea el caso.

12.¿Cómo puedo ingresar al Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES si no cuento con Internet Explorer?

El Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES se encuentra diseñado para funcionar correctamente en Mozila Firefox, NetScape, GoogleCrome e Internet Explorer. Puede ingresar haciendo uso de cualquiera de estas aplicaciones.

Si va a realizar un pago a través del sistema, esta opción se encuentra habilitada únicamente para Internet Explorer bajo las configuraciones dadas por el Ministerio de Educación Nacional.

13.¿Cómo se debe informar el cambio de rector de una de las Institución de Educación Superior?

La Institución de Educación Superior debe remitir a la subdirección de Inspección y Vigilancia una carta en la cual se informe el nombre del nuevo Rector.

14.¿Por qué aparecen programas con doble registro en Sistema Nacional de Información de Educación Superior - SNIES?

En el Sistema Nacional de Información de Educación Superior - SNIES se realiza la inscripción de programas una vez su Registro Calificado ha sido aprobado por el Ministerio de Educación Nacional, sin embargo existen programas que se ofrecían por jornadas (Diurna/Nocturna), lo cual ya no se presenta y por ello aparecen más de una vez en el Sistema Nacional de Información de Educación Superior - SNIES, otra razón para esta repetición es que el programa haya surtido un trámite de modificación que requiera un nuevo registro en el SNIES.

15.¿En qué momento se realiza la asignación de programas para estudio en sesión de las salas de la Comisión Nacional Intersectorial de Aseguramiento de la Calidad - CONACES ?

Una vez el (los) par(es) académico(s) que realizó la evaluación del programa ha cargado su informe en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES y ha sido revisado para garantizar que se encuentra completo, el proceso es asignado para su estudio en sesión de sala CONACES.

16.¿Cómo inicio la radicación de solicitudes a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES (Registro Calificado, Modificaciones a programas, Ampliaciones del lugar de ofrecimiento, Renovaciones de Registro Calificado)?

Para radicar las diferentes solicitudes asociadas al Registro Calificado a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES, las Instituciones de Educación Superior deben seguir el siguiente procedimiento:

  • Ingresar con el usuario principal y clave asignados a la Institución de Educación Superior
  • En la parte superior de la página (barra gris), seleccionar la opción REGISTRO CALIFICADO
  • Hacer clic sobre el tipo de trámite a radicar
  • Una vez ingresa al trámite seleccionado escoger la opción RADICAR NUEVO PROCESO y seguir las indicaciones dadas en el sistema.
  • ¿Cómo puedo mantener la información de mis programas actualizada en el SNIES?

En lo que a información básica del programa se refiere y a aprobación de los programas de educación superior, el SNIES es alimentado por información proveniente de SACES.
Para mantener actualizada la información, es necesario reportar al Ministerio de Educación Nacional, las modificaciones que surte el programa a través del tiempo, así mismo realizar seguimiento permanente a qué estas hayan sido registradas en ambos sistemas, para lo cual se debe tener en cuenta la siguiente información:

  • Nombre del programa
  • Título que otorga
  • Número de créditos
  • Duración
  • Condición de calidad
  • IES a la que se encuentra asociada el programa (Instituciones con seccionales)

Se debe recordar que las solicitudes de modificación de denominación y/o titulación conllevan a la creación de un nuevo programa en SNIES y la inactivación de aquel que generó la modificación.

17.¿Cómo puedo realizar la revisión de las resoluciones asociadas a los programas de mi institución?

Usando el Gestor de procesos al cual se accede por la opción Registro Calificado y seleccionando una de las opciones asociadas al de registro calificado, se despliegan los procesos registrados por la IES para cada uno de los cuales se encuentran las resoluciones asociadas al mismo en caso de tenerla. También puede realizar filtro por estado.

Puede usar también la opción de ingresar a los procesos por estados (Resolución en este caso) que se presenta en la página de inicio del usuario.

Para los procesos que tengan resoluciones asociadas, podrá descargar el documento escaneado de la misma en el enlace Resolución que se encuentra en la columna estadio de cada proceso.

18.¿Cuál es la aplicación de los términos Proceso y Programa en SACES?

  • Cod. Proceso 18972 - Modificación a programa
  • Cod. Proceso 172 - Registro Calificado
  • Cod. Proceso 19721 - Renovación de Registro
  • Cod. Programa 21143

Cuando se hace referencia a un programa, hablamos de la descripción de programa de educación superior definida por el Ministerio de Educación Nacional, para efectos del sistema, un programa cuenta con un código único al cual pueden ser asociados múltiples procesos.

Un proceso por su parte, trata de cada una de las solicitudes que podemos realizar en el sistema, bien sea a nivel de registro calificado o de trámites institucionales.

19.¿Con qué opciones cuenta la página de inicio del sistema SACES?

Existen 6 características funcionales principales que marcan la diferencia entre las páginas de inicio de las versiones de SACES:

Antigua versión

Versión Actual

Resumen de Registro Calificado

Opción de visualización y consulta de información de los procesos de RC de acuerdo con los estados en los que se encuentran los trámites.

Opción de consulta de todos los programas de la institución.

Opción de visualización y consulta de información de los procesos de RC, Modificaciones a programa, Ampliaciones de cobertura y Renovaciones de registro calificado de acuerdo con los estados en los que se encuentran los trámites.

Opción de consulta de todos los programas de la institución.

Opción de consulta de las nuevas notificaciones asociadas a la IES.

Programas en convenio

Vencimiento de RC

No existía la opción

Permite a las IES consultar los programas con resoluciones próximas a vencer en plazos desde los 16 meses de antelación para la presentación de la solicitud.

A partir de esta opción la IES puede solicitar la Renovación del Registro Calificado.

Completitud

No existía la opción

Permite a la IES visualizar y acceder a la información de programas devueltos en la etapa de completitud y realizar la complementación de la información de acuerdo con la comunicación del MEN.

Permite visualizar los plazos de interposición de recursos de reposición (luego de notificada la resolución en el sistema) y el cargue de documentos digitales asociados. No exime de la presentación personal.

Evaluar Visita de Pares

No existía la opción

Permite a la IES realizar la evaluación del par o pares evaluadores de un programa de acuerdo con aspectos como: Perfil, Conocimiento y Habilidades Comunicativas y Sociales.

Programas en convenio

No existía la opción

Ubicado en el recuadro de Resumen de Registro Calificado, permite la visualización de los programas en los que ha sido asociada la institución como entidad con la cual se tiene convenio bien sea nacional o de tipo RED.

Notificación de Actos Administrativos

Llamado Notificación de Autos, permitía el cargue de la información de respuesta a los autos recibidos por la IES tanto para Registro Calificado como para trámites institucionales.

Mantiene la funcionalidad de respuesta de autos.

Agrega la opción Notificar Traslado de Concepto, que permite la notificación uno a uno de los actos administrativos emitidos para la IE


20.¿Qué solicitudes puede presentar a través del sistema SACES?

  • Reconocimiento de personería jurídica: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.
  • Aprobación de estudio de factibilidad para IES pública: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.
  • Cambio de carácter: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.
  • Reconocimiento como universidad: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.
  • Redefinición para el ofrecimiento de programas por ciclos propedéuticos: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.
  • Autorización de creación de seccionales: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.
  • Registro Calificado: ingresando por la opción Registro Calificado de la barra de menús del usuario Institución de Educación Superior, seleccionando la opción Procesos RC, radicar nuevo proceso.
  • Ampliación de lugar de ofrecimiento: ingresando por la opción Registro Calificado de la barra de menús del usuario Institución de Educación Superior, seleccionando la opción Ampliación Cobertura RC, radicar nuevo proceso. Se realiza la radicación inicial y luego se diligencian las pestañas que se encuentran pendientes (si toda la información está correcta, se habilitará únicamente la pestaña Ampliación Cobertura.
  • Renovación de registro calificado: ingresando por la opción Registro Calificado de la barra de menús del usuario Institución de Educación Superior, seleccionando la opción Renovación RC, radicar nuevo proceso.
  • Modificaciones a programas: ingresando por la opción Registro Calificado de la barra de menús del usuario Institución de Educación Superior, seleccionando la opción Modificación RC, radicar nuevo proceso. Debe seleccionar los campos a modificar y guardar la selección en cada pestaña, luego volver al listado y seleccionar la modificación, en la cual SACES habilitará los campos seleccionados para su diligenciamiento.
  • Desistimiento: ingresando por la opción de consulta de programas según estados en el resumen de registro calificado, los procesos tienen habilitada la solicitud de desistimiento. Se aclara que es una solicitud y requiere aceptación del MEN.

 

21.¿A qué hace referencia cada uno de los estados de SACES?

  • En Radicación: Ingreso de Información del programa por parte de la IES al sistema SACES.
  • Completitud: Programa en revisión de la información asociada para corroborar su radicación en debida forma.
  • Radicado: Programa cuya información asociada se encuentra radicada en debida forma. (La sala CONACES puede requerir información adicional).
  • En Selección de pares: La sala CONACES aprueba propuestas de pares y se verifica su disponibilidad.
  • Pares Seleccionados: Pares con asistencia confirmada. La IES puede consultar los nombres y HV una vez realizada la notificación de los mismos.
  • Espera de Informe del Par: Visita realizada o en proceso. El par aún no ha cargado el informe al sistema.
  • Con Informe del Par: El par ha cargado el informe al sistema y se encuentra en verificación de la sala CONACES correspondiente sobre la profundización del mismo.
  • En Evaluación Sala: El programa se encuentra asignado a sesión para estudio de la sala CONACES correspondiente.
  • Con Concepto Sala: La sala CONACES asociada pronunció su recomendación sobre el programa.
  • Resolución: El Ministerio de Educación Nacional se encuentra en proceso de emitir acto administrativo con decisión sujeta a recurso de reposición. Una vez notificado será consultable en el sistema.
  • Traslado de Concepto: Concepto inicial de la sala CONACES negando o condicionando el otorgamiento del registro calificado para los procesos radicados antes de la entrada en vigencia del decreto 1295. Antes llamado Auto. Para los programas posteriores a la entrada en vigencia del decreto 1295, se refiere a solicitud de información complementaria.
  • Desistimiento: La IES ha expresado su deseo de no continuar con el proceso y el Ministerio de Educación Nacional ha aceptado y tramitado su solicitud

 

22.¿Qué mensajes, notificaciones y alertas presenta SACES a la institución cuando ocurren eventos en los procesos solicitados?

  • Comunicación visita de verificación de condiciones de calidad de los programas en trámite para Registro Calificado

Esta comunicación llega por correo electrónico, aviso en el sistema y ventana emergente cuando se ingresa con el usuario de la IES. Hace referencia a la fecha en que se realizará la visita de verificación de condiciones de calidad de un proceso presentado por la IES. Una vez recibida la IES tiene la opción de aceptar o solicitar aplazamiento de la visita en los cinco días siguientes a la notificación y podrá hacerlo por el sistema.

  • Programas devueltos por completitud

Se envía correo electrónico al correo asociado a la IES y se visualiza en la pantalla de inicio, en el recuadro completitud, opción programas devueltos por completitud. Recordar en esta parte, que para poder finalizar un proceso devuelto, se debe ingresar por esta opción y revisar la información requerida, complementando de acuerdo con la solicitud. Se cuenta con un plazo máximo de 2 meses tras los cuales el programa se entenderá Desistido de acuerdo con la normatividad vigente. Decreto 2566.

  • Traslados de concepto por notificar

Se presenta como ventana emergente en el sistema y permite la visualización de los traslados de conceptos disponibles para notificación. La notificación se puede hacer uno a uno con lo cual se facilitan los tiempos de respuesta para las IES con más de un traslado de concepto negado. También se puede consultar por la opción Notificación de Actos Administrativos -> Notificar Traslado de Concepto.

  • Traslado de concepto por vencer

Cuando la IES se ha notificado y ha transcurrido el 70% del plazo establecido para la respuesta del traslado de concepto, el sistema enviará un correo electrónico a la dirección de correo registrada en la información institucional. Así mismo desplegará aviso en ventana flotante al ingresar con el usuario institucional. También se puede consultar por la opción Notificación de Actos Administrativos -> Registro Calificado/Tramites institucionales, aplicando el filtro de Traslado de concepto por responder.

  • Devolución de traslado de concepto

Cuando durante el proceso de revisión de la respuesta del auto y estando aún vigente el término se determina que la respuesta se encuentra incompleta, la Sala CONACES a la que se encuentra asociado el estudio de la solicitud podrá remitir nuevamente el traslado de concepto para su complementación. Ocurrido esto, el sistema enviará correo electrónico a la dirección de correo registrada en la información institucional permitiendo el conocimiento de la devolución. También se puede consultar por la opción Notificación de Actos Administrativos -> Registro Calificado/Tramites institucionales, aplicando el filtro de Traslado de concepto Devueltos.

PROCESO DE REGISTRO CALIFICADO EN SACES

23.¿Qué sistema aporta información para apoyar la justificación de una solicitud de registro calificado?

La información de soporte para la justificación debe estar basada en los datos registrados en el SNIES, en el análisis realizado a los mismos y los indicadores que se presentan acordes a los criterios de pertinencia del programa en el marco de un contexto globalizado, en función de las necesidades reales de formación en el país y en la región donde se va a desarrollar el programa, oportunidades potenciales o existentes de desempeño (Observatorio Laboral) y las tendencias del ejercicio profesional o del campo de acción específico y estado actual de la formación en el área del conocimiento, en el ámbito regional, nacional e internacional; además de las otras requeridas en la normatividad vigente.

24.¿Qué información le aporta el SNIES a la hora de radicar una solicitud de registro calificado?

SNIES aporta la información relacionada a los programas que se encuentran registrados en el territorio nacional y permite obtener información estadística de programas académicos, población estudiantil, docentes, entre otros que permiten soportar la solicitud.

25.¿De qué sistema debe tomar la información referente a impacto social y desempeño laboral de egresados que debe complementar los datos registrados en la condición de calidad “Programa de Egresados”?

Esta información se encuentra en el Observatorio Laboral, el cual es alimentado por el SNIES, de allí la importancia de realizar un reporte completo y adecuado de los datos de los programas de cada institución.

26.¿En qué condición de calidad se debe aportar la información de variables asociadas a la deserción?

Esta información debe ser aportada en la condición Bienestar universitario y debe estar soportada por los datos registrados en SPADIES.

27.¿Cómo se debe realizar la complementación de información a un programa devuelto por completitud?

En la pantalla de inicio, se debe ingresar por la opción “Programas devueltos por completitud”, consultar la información requerida por el Ministerio de Educación Nacional, la cual es visible en la parte derecha del recuadro con la información del proceso, haciendo clic en la hoja con líneas azules y verdes, esta parte indica que información es solicitada para pasar a la etapa de radicado. Al diligenciar la información solicitada SACES permitirá realizar nuevamente la finalización de la solicitud.

28.¿Qué indica el estado Radicado de un proceso?

Que el mismo fue revisado y se encuentra radicado en debida forma, sin embargo la sala CONACES podrá requerir información adicional durante el proceso, por los medios establecidos para ello.

29.¿En qué casos se realiza aplazamiento de visita? ¿Cuál es el procedimiento para realizar una solicitud de aplazamiento de visita?

El Ministerio de Educación Nacional realiza el estudio de cada solicitud y define de acuerdo con las características de la misma la realización del aplazamiento, las que resultan aprobadas, por lo general se corren de 8 a 15 días calendario para su realización.

La solicitud consiste en el envío de carta, correo electrónico o fax informando su interés de aplazar la visita. También, una vez notificada la fecha de visita, se habilita la opción del menú “Acciones visitas y pares RC”, la cual permite hacer esta solicitud por el sistema y recibir la aprobación o rechazo de la misma por parte del MEN.

30.¿Cómo puedo consultar la hoja de vida de un par asignado para visita de verificación de condiciones de calidad?

Una vez realizada la notificación de los pares asignados para la evaluación de un proceso, se habilita en SACES la opción evaluar visita de pares, la cual permite a su vez realizar la consulta de la hoja de vida del par haciendo clic sobre el nombre del mismo. Esta opción también se habilita en el menú “Acciones visitas y pares RC”.

31.¿En qué momento y por qué razones se puede realizar la recusación de un par?

Un par puede ser recusado por tener vínculos con la institución o presentar una posición pública que afecte el juicio emitido por el mismo sobre el programa o la institución. La recusación de un par puede ser solicitada durante los 5 días siguientes a su notificación, luego de los cuales se entenderá aceptado.

32.¿Por medio de qué opción puede realizar la institución la evaluación del par?

Ingresando por la pantalla de inicio del sistema, en la sección de Opciones Generales, haga clic sobre el enlace “Evaluar visita de pares”, al hacer esto se desplegará la lista de los pares que han realizado visitas de verificación en su institución, junto con la opción “evaluar” en la parte derecha del recuadro de cada par. Al ingresar al enlace evaluar, la IES podrá realizar su valoración sobre aspectos como: Perfil, Conocimiento y Habilidades Comunicativas y Sociales.

33.¿Cuál es la importancia de realizar la evaluación del par?

Para el Ministerio de Educación Nacional, la evaluación del par es un recurso para conocer el comportamiento y desempeño de sus pares durante la realización de la labor encomendada, así mismo, es una oportunidad para conocer los aspectos sobre los cuales se requiere hacer énfasis o capacitación.

34.¿Qué significa que un proceso se encuentre en estado Traslado de Concepto?

Este estado indica que la Sala CONACES ha emitido un concepto condicionado o negado por primera vez para los procesos radicados antes de la vigencia del decreto 1295 o que se ha solicitado información complementaria a los procesos posteriores a la entrada en vigencia del decreto 1295.

35.¿Cómo me puedo notificar de un traslado de concepto?

Ingrese al menú “Notificación de Actos Administrativos”, seleccione la opción “Notificar traslado de concepto”, en la sección derecha del recuadro que contiene la información, hacer clic sobre el ícono de notificar traslado de concepto, con lo cual se desplegará el correspondiente acto administrativo y se entenderá la IES como notificada del mismo.

36.¿Qué implica el cambio de denominación de un programa en funcionamiento durante el proceso de renovación?

Este cambio implica, luego de su aprobación, la creación de un nuevo código SNIES con la información modificada y la inactivación del existente para efectos de historia del programa.

La solicitud de renovación debe ser radicada ingresando por la opción Registro Calificado de la barra de menús del usuario Institución de Educación Superior, seleccionando la opción Renovación RC, radicar nuevo proceso. En esta solicitud se marcarán también las Modificaciones solicitadas.

37.¿Cuáles son las implicaciones de realizar solicitud de desistimiento a programas en funcionamiento?

Si la solicitud es aceptada, el proceso adelantado en SACES pasará al estado desistimiento y si el plazo para la solicitud de registro calificado ha vencido se procederá con el trámite de inactivación del programa en el SNIES, una vez finalice el periodo para el cual había sido aprobado. Si este periodo venció se procederá a la inactivación inmediata.

38.¿Cómo me puedo notificar de un traslado de concepto?

Ingrese al menú “Notificación de Actos Administrativos”, seleccione la opción “Notificar traslado de concepto”, en la sección derecha del recuadro que contiene la información, hacer clic sobre el ícono de notificar traslado de concepto, con lo cual se desplegará el correspondiente acto administrativo y se entenderá la IES como notificada del mismo.

39.¿Qué implica el cambio de denominación de un programa en funcionamiento durante el proceso de renovación?

Este cambio implica, luego de su aprobación, la creación de un nuevo código SNIES con la información modificada y la inactivación del existente para efectos de historia del programa.

La solicitud de renovación debe ser radicada ingresando por la opción Registro Calificado de la barra de menús del usuario Institución de Educación Superior, seleccionando la opción Renovación RC, radicar nuevo proceso. En esta solicitud se marcarán también las Modificaciones solicitadas.

40.¿Cuáles son las implicaciones de realizar solicitud de desistimiento a programas en funcionamiento?

Si la solicitud es aceptada, el proceso adelantado en SACES pasará al estado desistimiento y si el plazo para la solicitud de registro calificado ha vencido se procederá con el trámite de inactivación del programa en el SNIES, una vez finalice el periodo para el cual había sido aprobado. Si este periodo venció se procederá a la inactivación inmediata.

41.Si tengo programas en radicación sin visitar, ¿debo cambiar los documentos?, y si tengo programas en proceso, ¿con qué normatividad me los evalúan?

Como lo dispone el Decreto 1295 de 2010, en sus artículos 44 y 45, las disposiciones del mismo comenzarán a regir a partir de su publicación en el diario oficial, razón por la que las solicitudes que se encuentran en proceso de radicación, y que aún no han finalizado la radicación en debida forma, deben ajustar el documento a las disposiciones del mencionado decreto. El decreto entró a regir a partir del 21 de abril de 2010, fecha en la que fue publicado en el Diario Oficial, y en consecuencia, las solicitudes radicadas en debida forma según los formatos definidos por el Ministerio a través del SACES hasta esa fecha, y que se encuentren en curso, se ceñirán al procedimiento establecido en el Decreto 2566 de 2003. Por el contrario, las radicadas a partir del 21 de abril de 2010 cuando entró en vigencia el Decreto 1295 de 2010, se ceñirán en lo sustancial y procesal a sus disposiciones.

42.Si se deroga el Decreto 1665 de 2002, ¿cómo se van a evaluar los programas de especializaciones médico-quirúrgicas?

La Ley 1188 de 2008, y el Decreto 1295 de 2010, contienen disposiciones generales que se aplican a todos los programas académicos de educación superior, indistintamente de los niveles académicos de pregrado y posgrado, y en consecuencia los programas de salud deberán ceñirse a esas disposiciones. En lo que se refiere a las Especializaciones médicas y quirúrgicas, el Ministerio está trabajando en sus características específicas partiendo del Decreto 1665 de 2002, y fijará mediante resolución los elementos esenciales que las caracterizan.

43.En el caso de programas a distancia, ¿la resolución de registro calificado especifica los lugares de ofrecimiento?

Los programas a distancia pueden contener actividades académicas que demanden la presencialidad de los estudiantes en centros de tutoría, o talleres; en ese caso la IES debe informar tales lugares, y en consecuencia, la resolución los reflejará, sin perjuicio que la institución pueda modificarlos, o ampliarlos, previa solicitud y aprobación del MEN.

44.¿Cuál es el privilegio de la disposición contenida en el parágrafo del artículo 10 del Decreto 1295 de 2010?

El registro calificado se renovará por un término de 7 años, o por el término de la acreditación si éste es mayor, previa solicitud de renovación de registro calificado.

45.El proceso de acreditación en curso, ¿extiende la vigencia del registro calificado?

No. El registro calificado tiene una vigencia de siete años, la cual en virtud del decreto expira ipso facto; es decir, el derecho se extingue por el transcurso del tiempo. El hecho de solicitar la acreditación nunca extiende la vigencia del registro, ni aun cuando se haga dentro de los diez (10) meses que exige la norma.

46.Si el registro calificado está próximo a vencer, ¿puedo solicitar la acreditación?

Sí. La acreditación en calidad puede solicitarse en cualquier momento, teniendo en cuenta que es un trámite al que se acogen las instituciones de manera voluntaria. No obstante, si la Institución de Educación Superior presenta al tiempo la solicitud de registro calificado junto con el informe de autoevaluación para la acreditación, el Ministerio de Educación Nacional adelantará los dos procesos de forma independiente. De igual manera se procederá, si el informe de autoevaluación para la acreditación se presenta con posterioridad a la solicitud de renovación del registro calificado.

Si el informe de autoevaluación para la acreditación se presenta con anterioridad a los diez meses de la expiración del registro calificado, el MEN interrumpirá los términos del proceso de renovación de registro calificado hasta por el término de seis meses y adelantará el proceso de acreditación en calidad. Si el programa obtiene la acreditación, el registro calificado se renovará sin necesidad de adelantar el procedimiento de verificación y evaluación. En todo caso, la institución debe tener en cuenta que la solicitud de renovación de registro calificado debe hacerse con una antelación de 10 meses a la expiración del mismo.

47.Con el Decreto 1295 de 2010 ¿cambia la equivalencia en horas de los créditos académicos que se venía manejando con el decreto 2566 de 2003?

No. Colombia desde el Decreto 808 de 2002, adoptó el sistema de créditos, y desde entonces en el país, un crédito equivale a 48 horas de trabajo académico del estudiante. La diferencia con este Decreto radica en que la institución debe sustentar la propuesta que haga en relación con las horas con acompañamiento del docente y las independientes de trabajo del estudiante.

48.¿Qué diferencia existe entre la educación a distancia y la virtual?

Consiste en que la segunda hace uso de las redes telemáticas como entorno principal en la que se llevan a cabo todas o al menos el ochenta por ciento (80%) de las actividades académicas.

49.Los programas que se desarrollan en virtud de convenios entre instituciones nacionales o extranjeras, ¿pueden ser presenciales, a distancia o virtuales?

Si. El Decreto plantea disposiciones generales para el desarrollo de programas en Colombia en convenio entre dos o más instituciones. En ese sentido, los programas que se pretendan desarrollar así, pueden ser presenciales, a distancia, o virtuales, siempre y cuando cuenten con el registro calificado. De ahí que uno de los elementos esenciales del convenio, sea la metodología del programa por desarrollar.

50.La ampliación de lugar de ofrecimiento de un programa que cuenta con registro calificado, puede realizarse con la sola información al MEN de tal intención, o requiere autorización expresa del MEN.

Es necesaria la autorización expresa del MEN, lo que implica la modificación del acto administrativo que otorgó el registro calificado. La Resolución que así lo disponga no afectará la vigencia del registro calificado.

51.¿En cuántas oportunidades las instituciones de educación superior de conformidad con el artículo 32 del mencionado Decreto, puede alegar impedimentos, conflictos de interés y recusaciones a los pares académicos?

Cuantas veces se configure alguna causal prevista en el Código de Procedimiento Civil.

52.En el procedimiento del Decreto 1295 de 2010, ¿existirán autos que comuniquen los conceptos de CONACES?

No. El Ministerio podrá solicitar información mediante un auto de trámite, cuando CONACES considere que es necesario que se aporte documentación para emitir un concepto integral.

53.Los programas articulados por ciclos propedéuticos ¿deben entrar a renovación del registro calificado en forma conjunta así tengan diferentes vigencias?

No. Conforme con el decreto cada programa que hace parte de la propuesta por ciclos propedéuticos, es independiente, y en consecuencia la vigencia del registro es igualmente independiente. Por consiguiente, en este caso, las instituciones deben presentar con la solicitud de renovación de registro calificado del programa, la documentación que soporte la articulación con los demás programas de los niveles de formación que se plantean en la propuesta de formación por ciclos propedéuticos.

No obstante es importante resaltar que las instituciones pueden aprovechar la disposición de tarifas administrativas, según la cual sólo se debe cancelar la correspondiente al programa del nivel más avanzado, y presentar la solicitud de renovación de registros de manera conjunta pero independiente.

54.¿Cuál es la vigencia del registro calificado de un programa que se ofrece como extensión?

Un programa en extensión es independiente, y por lo tanto así lo será su vigencia, es decir un programa en extensión tendrá igualmente una vigencia de siete años.

55.¿Cuál es la vigencia del registro calificado para programas de especialización, maestría y doctorado?

La vigencia de los registros calificados que se otorguen a los programas cuyas solicitudes hayan sido radicadas en debida forma bajo la vigencia del Decreto 1295 de 2010, será de 7 años sin importar el nivel de formación.

56.¿Las ampliaciones de lugar de desarrollo de un programa se evalúa conjuntamente con la solicitud de registro calificado?, ¿debo cumplir todas las condiciones de calidad?

La institución en la solicitud de registro calificado, o en la solicitud de renovación del mismo, debe especificar el lugar de desarrollo del programa. Así entonces, si la IES incluye en la misma dos o más municipios vinculados entre sí por una relación de orden geográfico, económico y social, el MEN adelantará la verificación y evaluación de las condiciones de calidad conforme con la solicitud, y en consecuencia se realizará una sola evaluación. En la sede principal se verificará y evaluará todas las condiciones de calidad de la Ley 1188 de 2008 y el Decreto; y además las condiciones de calidad relacionadas con la justificación, la infraestructura, el personal docente, los medios educativos y los recursos financieros para el desarrollo del programa en los demás municipios que abarca la solicitud.

57.¿Es posible solicitar el registro calificado de programas de un mismo nivel y articularlos por ciclos propedéuticos con otro programa terminal?

Si. La institución en ejercicio de su autonomía estructura la propuesta y la somete a evaluación de las condiciones de calidad, donde después del proceso de verificación y evaluación de las condiciones de calidad, se determinará la viabilidad del otorgamiento o no del registro calificado. Cuando se involucran programas en funcionamiento, es necesario presentar con la solicitud de registro calificado de los programas nuevos, su modificación para articularlos por ciclos propedéuticos.

58.¿Los programas a distancia y virtuales los puedo desarrollar en todo el país?

Los programas a distancia y virtuales que contengan actividades académicas que demanden la presencialidad de los estudiantes en centros de tutoría, de prácticas, clínicas o talleres, sólo se pueden desarrollar en los lugares que la IES informe, y en consecuencia, la resolución los reflejará, sin perjuicio que la institución pueda modificarlos o ampliarlos, previa solicitud y aprobación del MEN.

59.¿Debo publicar en mi sitio web los sitios de ofrecimiento de los programas a distancia y los virtuales?

La publicidad de estos programas debe hacer explícita mención de los lugares donde se desarrollarán actividades de formación que demanden la presencia de estudiantes en centros de tutoría, de prácticas, clínicas o talleres y debe suministrar la información pertinente sobre los requerimientos tecnológicos y de conectividad necesarios para cursar el programa.

60.¿Si el programa es de ofrecimiento y titulación conjunta, se van a otorgar registros calificados independientes?

No. Las instituciones que decidan desarrollar un programa académico para desarrollarlo mediante convenio de manera conjunta, recibirán un solo registro calificado, teniendo en cuenta que el mismo se otorga al programa, y no a las instituciones.

61.¿Qué cantidad constituye el núcleo de docentes de tiempo completo, o es a discrecionalidad de Conaces?

Las instituciones de Educación Superior en ejercicio de su autonomía universitaria, deben determinar el número de docentes de tiempo completo para el desarrollo del programa, justificando la propuesta en la solicitud de RC o de Renovación. Para tal efecto, debe tener en cuenta la relación de proporcionalidad entre el número de profesores y de estudiantes así como las actividades académicas que incorpora el programa.

Adicionalmente la institución debe evidenciar en el núcleo de docentes de tiempo completo experiencia acreditada en investigación, con formación de maestría o doctorado en el caso de los programas profesionales universitarios y de posgrado, o con especialización cuando se trate de programas técnicos profesionales y tecnológicos.

62.¿Hay lugar a la inactivación de los registros cuando la solicitud de renovación del registro calificado no se hace dentro de los 10 meses que exige el decreto?

No. La inactivación de los registros en el SNIES sólo opera por solicitud de la institución o por expiración del término del Registro Calificado.

63.Si lo que se presenta es una renovación de acreditación de un programa que tiene acreditación y renovación por el mismo término, ¿cuenta como si fuera dentro de los 10 meses?

El término de 10 meses de anticipación a la fecha de vencimiento del respectivo registro, para la solicitud de renovación, que establece el artículo 40 del Decreto 1295 de 2010, hace alusión exclusivamente a la solicitud de Registro Calificado más no a la solicitud de renovación de acreditación en alta calidad.

El hecho de solicitar la acreditación no extiende la vigencia del registro, ni aun cuando se haga dentro de los diez (10) meses que exige la norma.

Preguntas Frecuentes al MEN sobre Registro Calificado

 

1.       ¿Qué es el Registro Calificado?

Es la licencia que el MEN otorga a un programa de Educación Superior cuando demuestra ante el mismo que reúne las condiciones de calidad que la ley exige. El Estado en concertación con el sector educativo superior, define y evalúa permanentemente esas condiciones de calidad, tanto para programas como para Instituciones.

2.       ¿Cómo puedo revisar si los programas de una Institución de Educación Superior - IES, se encuentran aprobados por el Ministerio de Educación Nacional?

Ingrese al Sistema Nacional de Información de Educación Superior - SNIES en la opción PROGRAMAS CON REGISTRO CALIFICADO y realice la búsqueda del programa con los criterios permitidos por el sistema. Allí encontrará los programas aprobados por el Ministerio de Educación Nacional para su ofrecimiento en el territorio colombiano. Esta búsqueda debe hacerse en minúsculas y sin tildes.

3.       ¿Qué significa el rótulo “no sincronizado” que muestran algunos programas inscritos en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior -SACES?

Los programas que se encuentran con el rótulo NO SINCRONIZADO en la consulta de programas en Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES, son aquellos procesos que están en trámite a los cuales no se ha otorgado una RESOLUCIÓN POSITIVA, únicamente los procesos aprobados se registran en el Sistema Nacional de Información de Educación Superior - SNIES.

4.       ¿Cómo puedo revisar el estado en que se encuentra una solicitud de registro calificado, renovación, modificación ó ampliación de cobertura en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES?

Únicamente los usuarios inscritos en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES con el Rol Institución de Educación Superior pueden revisar la información del estado en que se encuentran sus procesos, para ello deben realizar el siguiente procedimiento:

·         Ingresar al sistema SACES con el usuario y clave asignados.

·         En la parte superior izquierda de la página encontrará un recuadro denominado RESUMEN REGISTRO CALIFICADO.

·         En este recuadro hallará la información de los programas junto con el estado en que se encuentran cada uno de ellos actualmente Figura 1.

Descripción: http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/articles-241150_pregunta4_figura1.jpg

Figura 1. Recuadro Resumen Registro Calificado (RC). Estado de los procesos registrados en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior – SACES

 

5.       ¿Por qué aparecen programas en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES con registro calificado aprobado y no aparecen en el Sistema Nacional de Información de Educación Superior - SNIES o se muestran como si no contaran con el mismo?

En el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES, se realiza la gestión de los trámites solicitados por las Instituciones de Educación Superior, por tanto las respuestas a las solicitudes de registro calificado se visualizan primero en SACES. Una vez finalizado el trámite y habiendo sido aprobado se realiza el registro en el Sistema Nacional de Información de Educación Superior - SNIES, por lo general este registro no toma más de ocho (8) días calendario posteriores a la numeración del acto administrativo. En caso de encontrar un proceso no reportado en el SNIES que supere el tiempo promedio (8 días calendario posteriores a la numeración del acto administrativo), puede reportarlo a correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

 

6.       ¿Cuáles son los valores a pagar para trámites de solicitud de registro calificado?

Los valores a pagar de acuerdo con lo establecido en la resolución 2090 de Septiembre 5 de 2003 son los siguientes:

 

PROGRAMAS

VALOR

Técnicos y Tecnológicos

2 salarios mínimos

Universitarios y especializaciones

7 salarios mínimos

Maestrías y Doctorados

10 salarios mínimos

Tabla 1. Valores de los trámites de Registro Calificado

 

El pago de los trámites se realizará de forma electrónica a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES haciendo uso de la ventanilla única de trámites en línea del Ministerio de Educación Nacional, para lo cual la institución de Educación Superior debe contar con las claves requeridas por su banco y la configuración del Internet Explorer (única aplicación habilitada para los pagos electrónicos de Registro Calificado) remitida por el Ministerio de Educación Nacional.

7.       ¿Cómo puede una Instituciones de Educación Superior consultar las resoluciones digitalizadas de sus procesos?

Ingresando al Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES, en el recuadro Resumen Registro Calificado, en la sección en la que aparecen los estados de los procesos, seleccionar el estado Resolución.

 

Descripción: http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/articles-241150_pregunta10_figura2.jpg

Figura 2. Recuadro Resumen Registro Calificado (RC). Estado de los procesos registrados en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES

 

Una vez ingrese a la consulta de los procesos en estado de resolución encontrará procesos con resolución registrada y sin ella. Los que no cuentan con resolución registrada bien sea porque no ha salido el acto administrativo o porque se encuentra pendiente su notificación, no podrá consultar el digitalizado. Para los que ya tienen registrado el número de resolución haga clic sobre el enlace RESOLUCION y allí podrá descargar el acto administrativo digitalizado. Figura 3.

 

Descripción: http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/articles-241150_pregunta10_figura3.jpg

Figura 3. Enlace RESOLUCIÓN para descarga del acto administrativo digitalizado.

 

8.       ¿Cómo puedo consultar el número de las resoluciones asociadas a los programas negados o positivos registrados en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES?.

En el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES es posible consultar las resoluciones aprobadas una vez han sido inscritas en el Sistema Nacional de Información de Educación Superior - SNIES y las negadas una vez se ha realizado su notificación personal al representante legal de la Institución de Educación Superior o a quien este delegue para tal efecto.

9.       ¿Cómo se realiza una solicitud de ampliación del lugar de ofrecimiento?

Estos procesos antes se encontraban definidos en la Directiva Ministerial 01 que fue derogada por el decreto 1295 del 2010, el cual especifica este tipo de solicitudes en su Artículo 4, las cuales deberán ser presentadas a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES como proceso de tipo AMPLIACIÓN DE COBERTURA en el cual se permitirá a la institución de Educación Superior seleccionar los municipios a los cuales desea llevar su programa y adjuntar la información de soporte de la misma.

10.   ¿Cómo se realiza una solicitud de modificaciones a programa de educación superior?

El proceso para realizar solicitudes de modificaciones a programas se encontraba especificado en la Directiva Ministerial 20, la cual fue derogada por el Decreto 1295 de 2010 y que define las solicitudes que requieren información y/o aprobación por parte del Ministerio de Educación Nacional en su artículo 42.

Estas solicitudes deben ser presentadas ante el Ministerio de Educación Nacional a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES por medio de la opción MODIFICACIONES A PROGRAMA, la cual permitirá escoger los aspectos a modificar y habilitará los campos solicitados para su respectivo diligenciamiento.

11.   ¿Cómo se solicita un DESISTIMIENTO a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES?

Para realizar una solicitud de desistimiento, la Institución de Educación Superior debe remitir al Ministerio de Educación Nacional una carta en la cual manifieste el deseo de desistir de la(s) solicitud(es), indicando el código(s) de proceso del (los) cual(es) desea desistir, nombre de programa(s), ubicación(es), metodología(s), así como las razones por las que se realizaría el desistimiento. Esta carta debe ser firmada por el representante legal de la institución y debe ser enviada en medio físico, a esta comunicación el Ministerio de Educación Nacional dará respuesta informando la aceptación de la misma y sus implicaciones o solicitando aclaración según sea el caso.

12.   ¿Cómo puedo ingresar al Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES si no cuento con Internet Explorer?

El Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES se encuentra diseñado para funcionar correctamente en Mozila Firefox, NetScape, GoogleCrome e Internet Explorer. Puede ingresar haciendo uso de cualquiera de estas aplicaciones.

Si va a realizar un pago a través del sistema, esta opción se encuentra habilitada únicamente para Internet Explorer bajo las configuraciones dadas por el Ministerio de Educación Nacional.

13.   ¿Cómo se debe informar el cambio de rector de una de las Institución de Educación Superior?

La Institución de Educación Superior debe remitir a la subdirección de Inspección y Vigilancia una carta en la cual se informe el nombre del nuevo Rector.

14.   ¿Por qué aparecen programas con doble registro en Sistema Nacional de Información de Educación Superior - SNIES?

En el Sistema Nacional de Información de Educación Superior - SNIES se realiza la inscripción de programas una vez su Registro Calificado ha sido aprobado por el Ministerio de Educación Nacional, sin embargo existen programas que se ofrecían por jornadas (Diurna/Nocturna), lo cual ya no se presenta y por ello aparecen más de una vez en el Sistema Nacional de Información de Educación Superior - SNIES, otra razón para esta repetición es que el programa haya surtido un trámite de modificación que requiera un nuevo registro en el SNIES.

15.   ¿En qué momento se realiza la asignación de programas para estudio en sesión de las salas de la Comisión Nacional Intersectorial de Aseguramiento de la Calidad - CONACES ?

Una vez el (los) par(es) académico(s) que realizó la evaluación del programa ha cargado su informe en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES y ha sido revisado para garantizar que se encuentra completo, el proceso es asignado para su estudio en sesión de sala CONACES.

16.   ¿Cómo inicio la radicación de solicitudes a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES (Registro Calificado, Modificaciones a programas, Ampliaciones del lugar de ofrecimiento, Renovaciones de Registro Calificado)?

Para radicar las diferentes solicitudes asociadas al Registro Calificado a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES, las Instituciones de Educación Superior deben seguir el siguiente procedimiento:

·         Ingresar con el usuario principal y clave asignados a la Institución de Educación Superior

·         En la parte superior de la página (barra gris), seleccionar la opción REGISTRO CALIFICADO

·         Hacer clic sobre el tipo de trámite a radicar

·         Una vez ingresa al trámite seleccionado escoger la opción RADICAR NUEVO PROCESO y seguir las indicaciones dadas en el sistema.

·         ¿Cómo puedo mantener la información de mis programas actualizada en el SNIES?

En lo que a información básica del programa se refiere y a aprobación de los programas de educación superior, el SNIES es alimentado por información proveniente de SACES.
Para mantener actualizada la información, es necesario reportar al Ministerio de Educación Nacional, las modificaciones que surte el programa a través del tiempo, así mismo realizar seguimiento permanente a qué estas hayan sido registradas en ambos sistemas, para lo cual se debe tener en cuenta la siguiente información:

·         Nombre del programa

·         Título que otorga

·         Número de créditos

·         Duración

·         Condición de calidad

·         IES a la que se encuentra asociada el programa (Instituciones con seccionales)

Se debe recordar que las solicitudes de modificación de denominación y/o titulación conllevan a la creación de un nuevo programa en SNIES y la inactivación de aquel que generó la modificación.

17.   ¿Cómo puedo realizar la revisión de las resoluciones asociadas a los programas de mi institución?

Usando el Gestor de procesos al cual se accede por la opción Registro Calificado y seleccionando una de las opciones asociadas al de registro calificado, se despliegan los procesos registrados por la IES para cada uno de los cuales se encuentran las resoluciones asociadas al mismo en caso de tenerla. También puede realizar filtro por estado.

Puede usar también la opción de ingresar a los procesos por estados (Resolución en este caso) que se presenta en la página de inicio del usuario.

Para los procesos que tengan resoluciones asociadas, podrá descargar el documento escaneado de la misma en el enlace Resolución que se encuentra en la columna estadio de cada proceso.

18.   ¿Cuál es la aplicación de los términos Proceso y Programa en SACES?

·         Cod. Proceso 18972 - Modificación a programa

·         Cod. Proceso 172 - Registro Calificado

·         Cod. Proceso 19721 - Renovación de Registro

·         Cod. Programa 21143

Cuando se hace referencia a un programa, hablamos de la descripción de programa de educación superior definida por el Ministerio de Educación Nacional, para efectos del sistema, un programa cuenta con un código único al cual pueden ser asociados múltiples procesos.

Un proceso por su parte, trata de cada una de las solicitudes que podemos realizar en el sistema, bien sea a nivel de registro calificado o de trámites institucionales.

19.   ¿Con qué opciones cuenta la página de inicio del sistema SACES?

Existen 6 características funcionales principales que marcan la diferencia entre las páginas de inicio de las versiones de SACES:

Antigua versión

Versión Actual

Resumen de Registro Calificado

Opción de visualización y consulta de información de los procesos de RC de acuerdo con los estados en los que se encuentran los trámites.

Opción de consulta de todos los programas de la institución.

Opción de visualización y consulta de información de los procesos de RC, Modificaciones a programa, Ampliaciones de cobertura y Renovaciones de registro calificado de acuerdo con los estados en los que se encuentran los trámites.

Opción de consulta de todos los programas de la institución.

Opción de consulta de las nuevas notificaciones asociadas a la IES.

Programas en convenio

Vencimiento de RC

No existía la opción

Permite a las IES consultar los programas con resoluciones próximas a vencer en plazos desde los 16 meses de antelación para la presentación de la solicitud.

A partir de esta opción la IES puede solicitar la Renovación del Registro Calificado.

Completitud

No existía la opción

Permite a la IES visualizar y acceder a la información de programas devueltos en la etapa de completitud y realizar la complementación de la información de acuerdo con la comunicación del MEN.

Permite visualizar los plazos de interposición de recursos de reposición (luego de notificada la resolución en el sistema) y el cargue de documentos digitales asociados. No exime de la presentación personal.

Evaluar Visita de Pares

No existía la opción

Permite a la IES realizar la evaluación del par o pares evaluadores de un programa de acuerdo con aspectos como: Perfil, Conocimiento y Habilidades Comunicativas y Sociales.

Programas en convenio

No existía la opción

Ubicado en el recuadro de Resumen de Registro Calificado, permite la visualización de los programas en los que ha sido asociada la institución como entidad con la cual se tiene convenio bien sea nacional o de tipo RED.

Notificación de Actos Administrativos

Llamado Notificación de Autos, permitía el cargue de la información de respuesta a los autos recibidos por la IES tanto para Registro Calificado como para trámites institucionales.

Mantiene la funcionalidad de respuesta de autos.

Agrega la opción Notificar Traslado de Concepto, que permite la notificación uno a uno de los actos administrativos emitidos para la IES.

 

20.   ¿Qué solicitudes puede presentar a través del sistema SACES?

·         Reconocimiento de personería jurídica: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.

·         Aprobación de estudio de factibilidad para IES pública: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.

·         Cambio de carácter: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.

·         Reconocimiento como universidad: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.

·         Redefinición para el ofrecimiento de programas por ciclos propedéuticos: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.

·         Autorización de creación de seccionales: Ingresando por la opción trámites institucionales, seleccionando radicar nuevo trámite.

·         Registro Calificado: ingresando por la opción Registro Calificado de la barra de menús del usuario Institución de Educación Superior, seleccionando la opción Procesos RC, radicar nuevo proceso.

·         Ampliación de lugar de ofrecimiento: ingresando por la opción Registro Calificado de la barra de menús del usuario Institución de Educación Superior, seleccionando la opción Ampliación Cobertura RC, radicar nuevo proceso. Se realiza la radicación inicial y luego se diligencian las pestañas que se encuentran pendientes (si toda la información está correcta, se habilitará únicamente la pestaña Ampliación Cobertura.

·         Renovación de registro calificado: ingresando por la opción Registro Calificado de la barra de menús del usuario Institución de Educación Superior, seleccionando la opción Renovación RC, radicar nuevo proceso.

·         Modificaciones a programas: ingresando por la opción Registro Calificado de la barra de menús del usuario Institución de Educación Superior, seleccionando la opción Modificación RC, radicar nuevo proceso. Debe seleccionar los campos a modificar y guardar la selección en cada pestaña, luego volver al listado y seleccionar la modificación, en la cual SACES habilitará los campos seleccionados para su diligenciamiento.

·         Desistimiento: ingresando por la opción de consulta de programas según estados en el resumen de registro calificado, los procesos tienen habilitada la solicitud de desistimiento. Se aclara que es una solicitud y requiere aceptación del MEN.

21.   ¿A qué hace referencia cada uno de los estados de SACES?

·         En Radicación: Ingreso de Información del programa por parte de la IES al sistema SACES.

·         Completitud: Programa en revisión de la información asociada para corroborar su radicación en debida forma.

·         Radicado: Programa cuya información asociada se encuentra radicada en debida forma. (La sala CONACES puede requerir información adicional).

·         En Selección de pares: La sala CONACES aprueba propuestas de pares y se verifica su disponibilidad.

·         Pares Seleccionados: Pares con asistencia confirmada. La IES puede consultar los nombres y HV una vez realizada la notificación de los mismos.

·         Espera de Informe del Par: Visita realizada o en proceso. El par aún no ha cargado el informe al sistema.

·         Con Informe del Par: El par ha cargado el informe al sistema y se encuentra en verificación de la sala CONACES correspondiente sobre la profundización del mismo.

·         En Evaluación Sala: El programa se encuentra asignado a sesión para estudio de la sala CONACES correspondiente.

·         Con Concepto Sala: La sala CONACES asociada pronunció su recomendación sobre el programa.

·         Resolución: El Ministerio de Educación Nacional se encuentra en proceso de emitir acto administrativo con decisión sujeta a recurso de reposición. Una vez notificado será consultable en el sistema.

·         Traslado de Concepto: Concepto inicial de la sala CONACES negando o condicionando el otorgamiento del registro calificado para los procesos radicados antes de la entrada en vigencia del decreto 1295. Antes llamado Auto. Para los programas posteriores a la entrada en vigencia del decreto 1295, se refiere a solicitud de información complementaria.

·         Desistimiento: La IES ha expresado su deseo de no continuar con el proceso y el Ministerio de Educación Nacional ha aceptado y tramitado su solicitud

22.   ¿Qué mensajes, notificaciones y alertas presenta SACES a la institución cuando ocurren eventos en los procesos solicitados?

·         Comunicación visita de verificación de condiciones de calidad de los programas en trámite para Registro Calificado

Esta comunicación llega por correo electrónico, aviso en el sistema y ventana emergente cuando se ingresa con el usuario de la IES. Hace referencia a la fecha en que se realizará la visita de verificación de condiciones de calidad de un proceso presentado por la IES. Una vez recibida la IES tiene la opción de aceptar o solicitar aplazamiento de la visita en los cinco días siguientes a la notificación y podrá hacerlo por el sistema.

·         Programas devueltos por completitud

Se envía correo electrónico al correo asociado a la IES y se visualiza en la pantalla de inicio, en el recuadro completitud, opción programas devueltos por completitud. Recordar en esta parte, que para poder finalizar un proceso devuelto, se debe ingresar por esta opción y revisar la información requerida, complementando de acuerdo con la solicitud. Se cuenta con un plazo máximo de 2 meses tras los cuales el programa se entenderá Desistido de acuerdo con la normatividad vigente. Decreto 2566.

·         Traslados de concepto por notificar

Se presenta como ventana emergente en el sistema y permite la visualización de los traslados de conceptos disponibles para notificación. La notificación se puede hacer uno a uno con lo cual se facilitan los tiempos de respuesta para las IES con más de un traslado de concepto negado. También se puede consultar por la opción Notificación de Actos Administrativos -> Notificar Traslado de Concepto.

·         Traslado de concepto por vencer

Cuando la IES se ha notificado y ha transcurrido el 70% del plazo establecido para la respuesta del traslado de concepto, el sistema enviará un correo electrónico a la dirección de correo registrada en la información institucional. Así mismo desplegará aviso en ventana flotante al ingresar con el usuario institucional. También se puede consultar por la opción Notificación de Actos Administrativos -> Registro Calificado/Tramites institucionales, aplicando el filtro de Traslado de concepto por responder.

·         Devolución de traslado de concepto

Cuando durante el proceso de revisión de la respuesta del auto y estando aún vigente el término se determina que la respuesta se encuentra incompleta, la Sala CONACES a la que se encuentra asociado el estudio de la solicitud podrá remitir nuevamente el traslado de concepto para su complementación. Ocurrido esto, el sistema enviará correo electrónico a la dirección de correo registrada en la información institucional permitiendo el conocimiento de la devolución. También se puede consultar por la opción Notificación de Actos Administrativos -> Registro Calificado/Tramites institucionales, aplicando el filtro de Traslado de concepto Devueltos.

PROCESO DE REGISTRO CALIFICADO EN SACES

23.   ¿Qué sistema aporta información para apoyar la justificación de una solicitud de registro calificado?

La información de soporte para la justificación debe estar basada en los datos registrados en el SNIES, en el análisis realizado a los mismos y los indicadores que se presentan acordes a los criterios de pertinencia del programa en el marco de un contexto globalizado, en función de las necesidades reales de formación en el país y en la región donde se va a desarrollar el programa, oportunidades potenciales o existentes de desempeño (Observatorio Laboral) y las tendencias del ejercicio profesional o del campo de acción específico y estado actual de la formación en el área del conocimiento, en el ámbito regional, nacional e internacional; además de las otras requeridas en la normatividad vigente.

24.   ¿Qué información le aporta el SNIES a la hora de radicar una solicitud de registro calificado?

SNIES aporta la información relacionada a los programas que se encuentran registrados en el territorio nacional y permite obtener información estadística de programas académicos, población estudiantil, docentes, entre otros que permiten soportar la solicitud.

25.   ¿De qué sistema debe tomar la información referente a impacto social y desempeño laboral de egresados que debe complementar los datos registrados en la condición de calidad “Programa de Egresados”?

Esta información se encuentra en el Observatorio Laboral, el cual es alimentado por el SNIES, de allí la importancia de realizar un reporte completo y adecuado de los datos de los programas de cada institución.

26.   ¿En qué condición de calidad se debe aportar la información de variables asociadas a la deserción?

Esta información debe ser aportada en la condición Bienestar universitario y debe estar soportada por los datos registrados en SPADIES.

27.   ¿Cómo se debe realizar la complementación de información a un programa devuelto por completitud?

En la pantalla de inicio, se debe ingresar por la opción “Programas devueltos por completitud”, consultar la información requerida por el Ministerio de Educación Nacional, la cual es visible en la parte derecha del recuadro con la información del proceso, haciendo clic en la hoja con líneas azules y verdes, esta parte indica que información es solicitada para pasar a la etapa de radicado. Al diligenciar la información solicitada SACES permitirá realizar nuevamente la finalización de la solicitud.

28.   ¿Qué indica el estado Radicado de un proceso?

Que el mismo fue revisado y se encuentra radicado en debida forma, sin embargo la sala CONACES podrá requerir información adicional durante el proceso, por los medios establecidos para ello.

29.   ¿En qué casos se realiza aplazamiento de visita? ¿Cuál es el procedimiento para realizar una solicitud de aplazamiento de visita?

El Ministerio de Educación Nacional realiza el estudio de cada solicitud y define de acuerdo con las características de la misma la realización del aplazamiento, las que resultan aprobadas, por lo general se corren de 8 a 15 días calendario para su realización.

La solicitud consiste en el envío de carta, correo electrónico o fax informando su interés de aplazar la visita. También, una vez notificada la fecha de visita, se habilita la opción del menú “Acciones visitas y pares RC”, la cual permite hacer esta solicitud por el sistema y recibir la aprobación o rechazo de la misma por parte del MEN.

30.   ¿Cómo puedo consultar la hoja de vida de un par asignado para visita de verificación de condiciones de calidad?

Una vez realizada la notificación de los pares asignados para la evaluación de un proceso, se habilita en SACES la opción evaluar visita de pares, la cual permite a su vez realizar la consulta de la hoja de vida del par haciendo clic sobre el nombre del mismo. Esta opción también se habilita en el menú “Acciones visitas y pares RC”.

31.   ¿En qué momento y por qué razones se puede realizar la recusación de un par?

Un par puede ser recusado por tener vínculos con la institución o presentar una posición pública que afecte el juicio emitido por el mismo sobre el programa o la institución. La recusación de un par puede ser solicitada durante los 5 días siguientes a su notificación, luego de los cuales se entenderá aceptado.

32.   ¿Por medio de qué opción puede realizar la institución la evaluación del par?

Ingresando por la pantalla de inicio del sistema, en la sección de Opciones Generales, haga clic sobre el enlace “Evaluar visita de pares”, al hacer esto se desplegará la lista de los pares que han realizado visitas de verificación en su institución, junto con la opción “evaluar” en la parte derecha del recuadro de cada par. Al ingresar al enlace evaluar, la IES podrá realizar su valoración sobre aspectos como: Perfil, Conocimiento y Habilidades Comunicativas y Sociales.

33.   ¿Cuál es la importancia de realizar la evaluación del par?

Para el Ministerio de Educación Nacional, la evaluación del par es un recurso para conocer el comportamiento y desempeño de sus pares durante la realización de la labor encomendada, así mismo, es una oportunidad para conocer los aspectos sobre los cuales se requiere hacer énfasis o capacitación.

34.   ¿Qué significa que un proceso se encuentre en estado Traslado de Concepto?

Este estado indica que la Sala CONACES ha emitido un concepto condicionado o negado por primera vez para los procesos radicados antes de la vigencia del decreto 1295 o que se ha solicitado información complementaria a los procesos posteriores a la entrada en vigencia del decreto 1295.

35.   ¿Cómo me puedo notificar de un traslado de concepto?

Ingrese al menú “Notificación de Actos Administrativos”, seleccione la opción “Notificar traslado de concepto”, en la sección derecha del recuadro que contiene la información, hacer clic sobre el ícono de notificar traslado de concepto, con lo cual se desplegará el correspondiente acto administrativo y se entenderá la IES como notificada del mismo.

36.   ¿Qué implica el cambio de denominación de un programa en funcionamiento durante el proceso de renovación?

Este cambio implica, luego de su aprobación, la creación de un nuevo código SNIES con la información modificada y la inactivación del existente para efectos de historia del programa.

La solicitud de renovación debe ser radicada ingresando por la opción Registro Calificado de la barra de menús del usuario Institución de Educación Superior, seleccionando la opción Renovación RC, radicar nuevo proceso. En esta solicitud se marcarán también las Modificaciones solicitadas.

37.   ¿Cuáles son las implicaciones de realizar solicitud de desistimiento a programas en funcionamiento?

Si la solicitud es aceptada, el proceso adelantado en SACES pasará al estado desistimiento y si el plazo para la solicitud de registro calificado ha vencido se procederá con el trámite de inactivación del programa en el SNIES, una vez finalice el periodo para el cual había sido aprobado. Si este periodo venció se procederá a la inactivación inmediata.

38.   ¿Cómo me puedo notificar de un traslado de concepto?

Ingrese al menú “Notificación de Actos Administrativos”, seleccione la opción “Notificar traslado de concepto”, en la sección derecha del recuadro que contiene la información, hacer clic sobre el ícono de notificar traslado de concepto, con lo cual se desplegará el correspondiente acto administrativo y se entenderá la IES como notificada del mismo.

39.   ¿Qué implica el cambio de denominación de un programa en funcionamiento durante el proceso de renovación?

Este cambio implica, luego de su aprobación, la creación de un nuevo código SNIES con la información modificada y la inactivación del existente para efectos de historia del programa.

La solicitud de renovación debe ser radicada ingresando por la opción Registro Calificado de la barra de menús del usuario Institución de Educación Superior, seleccionando la opción Renovación RC, radicar nuevo proceso. En esta solicitud se marcarán también las Modificaciones solicitadas.

40.   ¿Cuáles son las implicaciones de realizar solicitud de desistimiento a programas en funcionamiento?

Si la solicitud es aceptada, el proceso adelantado en SACES pasará al estado desistimiento y si el plazo para la solicitud de registro calificado ha vencido se procederá con el trámite de inactivación del programa en el SNIES, una vez finalice el periodo para el cual había sido aprobado. Si este periodo venció se procederá a la inactivación inmediata.

41.   Si tengo programas en radicación sin visitar, ¿debo cambiar los documentos?, y si tengo programas en proceso, ¿con qué normatividad me los evalúan?

Como lo dispone el Decreto 1295 de 2010, en sus artículos 44 y 45, las disposiciones del mismo comenzarán a regir a partir de su publicación en el diario oficial, razón por la que las solicitudes que se encuentran en proceso de radicación, y que aún no han finalizado la radicación en debida forma, deben ajustar el documento a las disposiciones del mencionado decreto. El decreto entró a regir a partir del 21 de abril de 2010, fecha en la que fue publicado en el Diario Oficial, y en consecuencia, las solicitudes radicadas en debida forma según los formatos definidos por el Ministerio a través del SACES hasta esa fecha, y que se encuentren en curso, se ceñirán al procedimiento establecido en el Decreto 2566 de 2003. Por el contrario, las radicadas a partir del 21 de abril de 2010 cuando entró en vigencia el Decreto 1295 de 2010, se ceñirán en lo sustancial y procesal a sus disposiciones.

42.   Si se deroga el Decreto 1665 de 2002, ¿cómo se van a evaluar los programas de especializaciones médico-quirúrgicas?

La Ley 1188 de 2008, y el Decreto 1295 de 2010, contienen disposiciones generales que se aplican a todos los programas académicos de educación superior, indistintamente de los niveles académicos de pregrado y posgrado, y en consecuencia los programas de salud deberán ceñirse a esas disposiciones. En lo que se refiere a las Especializaciones médicas y quirúrgicas, el Ministerio está trabajando en sus características específicas partiendo del Decreto 1665 de 2002, y fijará mediante resolución los elementos esenciales que las caracterizan.

43.   En el caso de programas a distancia, ¿la resolución de registro calificado especifica los lugares de ofrecimiento?

Los programas a distancia pueden contener actividades académicas que demanden la presencialidad de los estudiantes en centros de tutoría, o talleres; en ese caso la IES debe informar tales lugares, y en consecuencia, la resolución los reflejará, sin perjuicio que la institución pueda modificarlos, o ampliarlos, previa solicitud y aprobación del MEN.

44.   ¿Cuál es el privilegio de la disposición contenida en el parágrafo del artículo 10 del Decreto 1295 de 2010?

El registro calificado se renovará por un término de 7 años, o por el término de la acreditación si éste es mayor, previa solicitud de renovación de registro calificado.

45.   El proceso de acreditación en curso, ¿extiende la vigencia del registro calificado?

No. El registro calificado tiene una vigencia de siete años, la cual en virtud del decreto expira ipso facto; es decir, el derecho se extingue por el transcurso del tiempo. El hecho de solicitar la acreditación nunca extiende la vigencia del registro, ni aun cuando se haga dentro de los diez (10) meses que exige la norma.

46.   Si el registro calificado está próximo a vencer, ¿puedo solicitar la acreditación?

Sí. La acreditación en calidad puede solicitarse en cualquier momento, teniendo en cuenta que es un trámite al que se acogen las instituciones de manera voluntaria. No obstante, si la Institución de Educación Superior presenta al tiempo la solicitud de registro calificado junto con el informe de autoevaluación para la acreditación, el Ministerio de Educación Nacional adelantará los dos procesos de forma independiente. De igual manera se procederá, si el informe de autoevaluación para la acreditación se presenta con posterioridad a la solicitud de renovación del registro calificado.

Si el informe de autoevaluación para la acreditación se presenta con anterioridad a los diez meses de la expiración del registro calificado, el MEN interrumpirá los términos del proceso de renovación de registro calificado hasta por el término de seis meses y adelantará el proceso de acreditación en calidad. Si el programa obtiene la acreditación, el registro calificado se renovará sin necesidad de adelantar el procedimiento de verificación y evaluación. En todo caso, la institución debe tener en cuenta que la solicitud de renovación de registro calificado debe hacerse con una antelación de 10 meses a la expiración del mismo.

47.   Con el Decreto 1295 de 2010 ¿cambia la equivalencia en horas de los créditos académicos que se venía manejando con el decreto 2566 de 2003?

No. Colombia desde el Decreto 808 de 2002, adoptó el sistema de créditos, y desde entonces en el país, un crédito equivale a 48 horas de trabajo académico del estudiante. La diferencia con este Decreto radica en que la institución debe sustentar la propuesta que haga en relación con las horas con acompañamiento del docente y las independientes de trabajo del estudiante.

48.   ¿Qué diferencia existe entre la educación a distancia y la virtual?

Consiste en que la segunda hace uso de las redes telemáticas como entorno principal en la que se llevan a cabo todas o al menos el ochenta por ciento (80%) de las actividades académicas.

49.   Los programas que se desarrollan en virtud de convenios entre instituciones nacionales o extranjeras, ¿pueden ser presenciales, a distancia o virtuales?

Si. El Decreto plantea disposiciones generales para el desarrollo de programas en Colombia en convenio entre dos o más instituciones. En ese sentido, los programas que se pretendan desarrollar así, pueden ser presenciales, a distancia, o virtuales, siempre y cuando cuenten con el registro calificado. De ahí que uno de los elementos esenciales del convenio, sea la metodología del programa por desarrollar.

50.   La ampliación de lugar de ofrecimiento de un programa que cuenta con registro calificado, puede realizarse con la sola información al MEN de tal intención, o requiere autorización expresa del MEN.

Es necesaria la autorización expresa del MEN, lo que implica la modificación del acto administrativo que otorgó el registro calificado. La Resolución que así lo disponga no afectará la vigencia del registro calificado.

51.   ¿En cuántas oportunidades las instituciones de educación superior de conformidad con el artículo 32 del mencionado Decreto, puede alegar impedimentos, conflictos de interés y recusaciones a los pares académicos?

Cuantas veces se configure alguna causal prevista en el Código de Procedimiento Civil.

52.   En el procedimiento del Decreto 1295 de 2010, ¿existirán autos que comuniquen los conceptos de CONACES?

No. El Ministerio podrá solicitar información mediante un auto de trámite, cuando CONACES considere que es necesario que se aporte documentación para emitir un concepto integral.

53.   Los programas articulados por ciclos propedéuticos ¿deben entrar a renovación del registro calificado en forma conjunta así tengan diferentes vigencias?

No. Conforme con el decreto cada programa que hace parte de la propuesta por ciclos propedéuticos, es independiente, y en consecuencia la vigencia del registro es igualmente independiente. Por consiguiente, en este caso, las instituciones deben presentar con la solicitud de renovación de registro calificado del programa, la documentación que soporte la articulación con los demás programas de los niveles de formación que se plantean en la propuesta de formación por ciclos propedéuticos.

No obstante es importante resaltar que las instituciones pueden aprovechar la disposición de tarifas administrativas, según la cual sólo se debe cancelar la correspondiente al programa del nivel más avanzado, y presentar la solicitud de renovación de registros de manera conjunta pero independiente.

54.   ¿Cuál es la vigencia del registro calificado de un programa que se ofrece como extensión?

Un programa en extensión es independiente, y por lo tanto así lo será su vigencia, es decir un programa en extensión tendrá igualmente una vigencia de siete años.

55.   ¿Cuál es la vigencia del registro calificado para programas de especialización, maestría y doctorado?

La vigencia de los registros calificados que se otorguen a los programas cuyas solicitudes hayan sido radicadas en debida forma bajo la vigencia del Decreto 1295 de 2010, será de 7 años sin importar el nivel de formación.

56.   ¿Las ampliaciones de lugar de desarrollo de un programa se evalúa conjuntamente con la solicitud de registro calificado?, ¿debo cumplir todas las condiciones de calidad?

La institución en la solicitud de registro calificado, o en la solicitud de renovación del mismo, debe especificar el lugar de desarrollo del programa. Así entonces, si la IES incluye en la misma dos o más municipios vinculados entre sí por una relación de orden geográfico, económico y social, el MEN adelantará la verificación y evaluación de las condiciones de calidad conforme con la solicitud, y en consecuencia se realizará una sola evaluación. En la sede principal se verificará y evaluará todas las condiciones de calidad de la Ley 1188 de 2008 y el Decreto; y además las condiciones de calidad relacionadas con la justificación, la infraestructura, el personal docente, los medios educativos y los recursos financieros para el desarrollo del programa en los demás municipios que abarca la solicitud.

57.   ¿Es posible solicitar el registro calificado de programas de un mismo nivel y articularlos por ciclos propedéuticos con otro programa terminal?

Si. La institución en ejercicio de su autonomía estructura la propuesta y la somete a evaluación de las condiciones de calidad, donde después del proceso de verificación y evaluación de las condiciones de calidad, se determinará la viabilidad del otorgamiento o no del registro calificado. Cuando se involucran programas en funcionamiento, es necesario presentar con la solicitud de registro calificado de los programas nuevos, su modificación para articularlos por ciclos propedéuticos.

58.   ¿Los programas a distancia y virtuales los puedo desarrollar en todo el país?

Los programas a distancia y virtuales que contengan actividades académicas que demanden la presencialidad de los estudiantes en centros de tutoría, de prácticas, clínicas o talleres, sólo se pueden desarrollar en los lugares que la IES informe, y en consecuencia, la resolución los reflejará, sin perjuicio que la institución pueda modificarlos o ampliarlos, previa solicitud y aprobación del MEN.

59.   ¿Debo publicar en mi sitio web los sitios de ofrecimiento de los programas a distancia y los virtuales?

La publicidad de estos programas debe hacer explícita mención de los lugares donde se desarrollarán actividades de formación que demanden la presencia de estudiantes en centros de tutoría, de prácticas, clínicas o talleres y debe suministrar la información pertinente sobre los requerimientos tecnológicos y de conectividad necesarios para cursar el programa.

60.   ¿Si el programa es de ofrecimiento y titulación conjunta, se van a otorgar registros calificados independientes?

No. Las instituciones que decidan desarrollar un programa académico para desarrollarlo mediante convenio de manera conjunta, recibirán un solo registro calificado, teniendo en cuenta que el mismo se otorga al programa, y no a las instituciones.

61.   ¿Qué cantidad constituye el núcleo de docentes de tiempo completo, o es a discrecionalidad de Conaces?

Las instituciones de Educación Superior en ejercicio de su autonomía universitaria, deben determinar el número de docentes de tiempo completo para el desarrollo del programa, justificando la propuesta en la solicitud de RC o de Renovación. Para tal efecto, debe tener en cuenta la relación de proporcionalidad entre el número de profesores y de estudiantes así como las actividades académicas que incorpora el programa.

Adicionalmente la institución debe evidenciar en el núcleo de docentes de tiempo completo experiencia acreditada en investigación, con formación de maestría o doctorado en el caso de los programas profesionales universitarios y de posgrado, o con especialización cuando se trate de programas técnicos profesionales y tecnológicos.

62.   ¿Hay lugar a la inactivación de los registros cuando la solicitud de renovación del registro calificado no se hace dentro de los 10 meses que exige el decreto?

No. La inactivación de los registros en el SNIES sólo opera por solicitud de la institución o por expiración del término del Registro Calificado.

63.   Si lo que se presenta es una renovación de acreditación de un programa que tiene acreditación y renovación por el mismo término, ¿cuenta como si fuera dentro de los 10 meses?

El término de 10 meses de anticipación a la fecha de vencimiento del respectivo registro, para la solicitud de renovación, que establece el artículo 40 del Decreto 1295 de 2010, hace alusión exclusivamente a la solicitud de Registro Calificado más no a la solicitud de renovación de acreditación en alta calidad.

El hecho de solicitar la acreditación no extiende la vigencia del registro, ni aun cuando se haga dentro de los diez (10) meses que exige la norma.

 

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